Wielkimi krokami zbliża się moment wejścia w życie nowych przepisów związanych z ochroną danych osobowych, tzw. RODO. Od 25 maja 2018 roku firmy i instytucje będą musiały wdrożyć zalecenia Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Zagubionym przedsiębiorcom z pomocą może przyjść odpowiedni system do RODO, którym bez wątpienia jest Comarch Optima. Ten system klasy ERP w każdej swojej konfiguracji jest kompleksowo przygotowany do wchodzących w życie przepisów prawnych.
System do RODO z rejestrami oraz słownikami danych osobowych
W Comarch ERP Optima dostosowanie do wymagań Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych zaczęto od stworzenia specjalnych rejestrów oraz słowników. Opcja Rejestry złożona jest z takich elementów jak:
- Listę funkcji: administratora, współadministratora, przedstawiciela oraz inspektora danych osobowych,
- Rejestr czynności przetwarzania,
- Rejestr naruszeń, upoważnień oraz zgód na przetwarzanie danych osobowych.
Słowniki z kolei pozwalają wygodnie zarządzać treścią zgód oraz źródłami pozyskania i wycofania zgody przez różnych użytkowników. Stworzony został także podział zgód ze względu na rodzaj użytkownika: kontrahenta, przedstawiciela, pracownika lub wspólnika.
Anonimizacja danych, czyli umożliwienie bycia zapomnianym
Kolejną ważną realizacją przepisów RODO jest pozwolenie użytkownikom na bycie zapomnianym, czyli trwałe uniemożliwienie identyfikacji danej osoby. Opcja ta dotyczy kart kontrahentów, przedstawicieli oraz dokumentów z nimi powiązanych.
Po anonimizacji danych, karta kontrahenta staje się nieaktywna i usuwane z niej są wszystkie dane osobowe. Wszystkie dane danego podmiotu są również usuwane z dokumentów sprzedaży i kont księgowych.
Przykład anonimizacji danych w systemie Comarch Optima
Inne opcje związane z danymi osobowymi
Dla zwiększenia kontroli i przejrzystości działań w systemie ERP, Comarch Optima wprowadził opcję rejestracji działań operatorów. Funkcja rejestruje kolejne akcje wykonywane w programie przez każdego Użytkownika, a także pobieranie danych na zewnątrz programu.
Inną ważną opcję ułatwiającą realizację nowych przepisów prawnych jest możliwość wyeksportowania danych osobowych danego kontrahenta na jego żądanie. Wszystko odbywa się sprawnie i bezpiecznie. Na formularzu każdego kontrahenta dodany został przycisk Eksport danych osobowych do XML.
W całym systemie, który ma przetwarzać dane osobowe ważna jest również jego stabilność działania i bezpieczeństwo. W celu jeszcze lepszego funkcjonowania programu Comarch Optima wprowadzono możliwość automatyzacji aktualizacji. Specjalny nowo dodany mechanizm umożliwia automatyczne pobranie poprawek przez użytkownika, a następnie ich zainstalowanie.
Comarch ERP Optima nie tylko pozwoli skutecznie realizować zalecenia związane z ochroną danych osobowych, ale także pozwala efektywnie zarządzać wieloma procesami w przedsiębiorstwie. Więcej o funkcjonalnościach systemu można przeczytać tutaj. Zapraszamy też na stronę firmy Comarch, gdzie znaleźć można więcej informacji o opcjach systemu realizujących postanowienia RODO.