Ministerstwo Finansów wprowadzając obowiązek przekazywania informacji w tzw. Jednolitym Pliku Kontrolnym zobligowało przedsiębiorców do niemałych zmian organizacyjnych. Konieczność comiesięcznego przesyłania do organów państwowych sporych informacji to nie lada wyzwanie, do którego potrzebne jest odpowiednie narzędzie IT. Możliwości są różne – można wykorzystać specjalny program do JPK, przebudować swój dotychczasowy system informatyczny lub zdecydować się na nowy, który ma tę opcję w standardzie. Trzeba tylko podjąć właściwą decyzję.

W jaki sposób obsłużyć JPK

Dość szybko po ogłoszeniu obowiązku wysyłania informacji pojawił się pierwszy program do JPK, a za nim kolejne. Część z nich zupełnie darmowych. Nieco dłużej trzeba było poczekać na rozwiązanie od samego Ministerstwa Finansów, ale i ono w końcu powstało i obecnie za pomocą oficjalnej bezpłatnej aplikacji firmy mogą spełniać swój ustawowy obowiązek. Należy stworzyć plik w odpowiedniej strukturze w formacie CSV, który to zostanie przekonwertowany do wymaganego formatu XML. Plusem rozwiązania jest brak nakładów finansowych i możliwość zastosowania od ręki. Trzeba się jednak liczyć z tym, że trzeba jakoś z dotychczasowego programu wyeksportować dane i zadbać o odpowiednią strukturę. Nie jest to również automatyczne rozwiązanie, ponieważ trzeba korzystać z różnych programów a część czynności wykonywać ręcznie.

Można również swój dotychczasowy system wyposażyć w bardziej automatyczne narzędzie do obsługi plików kontrolnych. Jeżeli nie ma takiej funkcjonalności w standardzie, to trzeba się liczyć z dodatkowymi kosztami wdrożenia. Należy uwzględnić też, fakt że mogą nastąpić zmiany w ilości lub strukturze wymaganych przez ministerstwo danych, co będzie wymagać kolejnych inwestycji w rozwój stworzonego wcześnie narzędzia.

Systemy z gotowym rozwiązaniem

Można wreszcie zdecydować się na system, który posiada gotowy moduł do wysyłki Jednolitych Plików Kontrolnych. W tym przypadku automatyczne dopasowanie do wszystkich potencjalnych zmian mamy zagwarantowane w cenie oprogramowania a im bardziej popularne rozwiązanie, tym koszty obsługi potencjalnych zmian teoretycznie rozkładają się na większość ilość użytkowników. Duża ilość odbiorców systemu zapewnia nam również większą stabilność pracy na nim.

Oczywiście zdecydowanie się na nowy system, zwłaszcza jeśli to ma być rozwiązanie typu ERP, to spore wyzwanie organizacyjne i finansowe dla przedsiębiorstwa. Zapewne nie wszystkie mniejsze firmy będą mogły sobie na to pozwolić. Dla części z nich zmiany wprowadzone w Ministerstwie Finansów mogą być jednak silnym bodźcem do zmian organizacyjnych. Być może konieczna będzie analiza czy nie jest to odpowiedni moment do zrobienia kroku do przodu i zainwestowania w profesjonalny system ERP. W rozwiązanie, które nie tylko pozwoli sprawnie obsłużyć ministerialne wymogi, ale ma szansę usprawnić funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.

Systemy Comarch ERP

Przykładami systemów, których użytkownicy mogą spać spokojnie w obliczu zmian, są Comarch ERP XL, Altum i Optima. Krakowski producent oprogramowania zadbał o dopasowania swoich produktów do aktualnych wymagań prawnych również tym razem i wyposażył je w wygodne narzędzie do przesyłania Jednolitych Plików Kontrolnych.

Systemy umożliwiają obsługę wszystkich siedmiu wymaganych struktur wzoru JPK: Księgi Rachunkowe, Wyciągi Bankowe, Operacje Magazynowe, Rejestry VAT, Faktury VAT oraz dwie dodatkowe: Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, Ewidencja przychodów, wyprzedzając prawdopodobnie ruchy ministerialne. Wszystkie wysyłane pliki są dodatkowo weryfikowane pod kątem poprawności danych zapewniając gwarancję spójności i poprawności wszystkich przesyłanych danych.

Polecamy podstronę z informacjami o systemach Comarch, a dla małych i średnich firm, o których była tu szczególnie mowa, polecamy Comarch ERP Optima.

Mamy nadzieję, że uda się Państwu podjąć właściwą decyzję jaki program do JPK wybrać. Zapraszamy do kontaktu z myCONSULT. Z chęcią odpowiemy na podstawowe pytania o JPK lub system Optima. Polecamy też na stronę Comarch z informacjami o Jednolitych Plikach Kontrolnych.